UCMS Group и Smart Engines автоматизируют кадровый документооборот
UCMS Group и Smart Engines заключили технологическое партнерство, направленное на развитие решений для автоматизации кадрового администрирования. На первом этапе компании сосредоточились на двух процессах, которые традиционно требуют от специалистов значительных временных затрат: оформлении новых сотрудников и обновлении персональных данных действующего персонала.
В рамках совместного решения кадровым специалистам больше не нужно вручную перепечатывать сведения из бумажных документов или сканов в учетную систему. Технология интеллектуального распознавания извлекает информацию автоматически, преобразует ее в структурированный формат и подготавливает для дальнейшей загрузки в корпоративные сервисы.
Такой подход сокращает количество рутинных операций, ускоряет обработку кадровых комплектов и снижает риск ошибок, которые могут возникать при ручном вводе паспортных данных, номеров документов и другой персональной информации. Особенно заметный эффект решение способно дать компаниям с большим штатом и регулярным потоком новых сотрудников.
Какие документы распознает система
Программное решение Smart Engines самостоятельно определяет тип загруженного документа, находит нужные поля и извлекает содержащиеся в них сведения. Технология поддерживает обработку основных документов, которые используются при кадровом оформлении:
- паспортов;
- СНИЛС;
- ИНН;
- свидетельств о рождении детей;
- свидетельств о заключении брака;
- военных билетов;
- документов, заполненных от руки.
Для каждого распознанного реквизита система формирует показатель уверенности. Это дает возможность автоматически принимать корректные данные, а сомнительные значения направлять на дополнительную проверку. В результате кадровый специалист контролирует только те фрагменты, которые действительно требуют внимания, вместо полного повторного ввода всего комплекта документов.
Безопасная обработка персональных данных
Одним из ключевых условий партнерства стала возможность локального развертывания решения. Библиотека Smart Engines работает внутри ИТ-контура заказчика, поэтому изображения документов не отправляются во внешние облачные сервисы и не проходят обработку сторонними верификаторами.
Такая архитектура особенно важна при работе с персональными данными сотрудников. Организация сохраняет контроль над информацией, может применять собственные политики доступа и защиты, а также интегрировать технологию в уже действующую инфраструктуру без передачи кадровых документов за пределы корпоративной среды.
Продукты Smart Engines созданы на базе собственных алгоритмов и входят в Реестр российского программного обеспечения Минцифры России. Решения поставляются для установки непосредственно в инфраструктуре заказчика, что делает их подходящими для компаний с повышенными требованиями к информационной безопасности и импортонезависимости.
Интеграция с сервисами EmployeeGate
Технология распознавания внедряется в сервисы личных кабинетов сотрудников на базе EmployeeGate, развиваемые UCMS Group. Пользователь может загрузить необходимые документы, после чего система автоматически обработает изображения и подготовит данные для кадровой системы.
По словам Марии Крушатиной, руководителя команды веб-разработки личных кабинетов сотрудников UCMS Group, при выборе технологического партнера компания учитывала несколько факторов: защищенность обработки персональных данных, скорость работы, простоту интеграции и наличие готовых шаблонов документов.
Важным преимуществом стала способность решения эффективно работать при асинхронных и многопоточных запросах. Это позволяет использовать распознавание в системах с высокой нагрузкой, когда одновременно оформляются несколько сотрудников или обрабатываются большие комплекты документов.
Представитель UCMS Group также отметила качество технической документации и профессиональную поддержку со стороны специалистов Smart Engines. Благодаря этому команде удалось подключить библиотеку к действующим клиентским сервисам без существенного расширения инфраструктуры.
Что меняется для кадровых специалистов
Автоматизация прежде всего освобождает сотрудников HR-служб от механического переноса информации. Специалисту не приходится вручную сверять каждую строку документа и повторно вводить одинаковые сведения в разные поля. Это позволяет сосредоточиться на проверке, согласовании и контроле кадровых процессов.
Сокращается и срок оформления нового сотрудника. Чем быстрее данные попадают в учетную систему, тем оперативнее можно подготовить трудовой договор, создать учетную запись, оформить доступы и передать сведения в смежные подразделения.
Еще один результат - повышение качества данных. Автоматическое распознавание уменьшает вероятность опечаток, пропусков и перестановки цифр. При этом механизм оценки уверенности помогает выстроить понятный процесс проверки и не исключает участие специалиста там, где оно действительно необходимо.
Перспективы развития партнерства
Первый этап сотрудничества охватывает прием новых сотрудников и изменение данных уже работающего персонала. В дальнейшем подобная технология может применяться и в других кадровых сценариях: при массовом обновлении сведений, подготовке документов для переводов, оформлении отпусков, обработке семейных документов и проведении периодических проверок персональных данных.
Для крупных организаций важна также масштабируемость решения. Локальная библиотека может использоваться в различных подразделениях и информационных системах, а многопоточная обработка позволяет адаптировать ее к интенсивному документообороту без перехода на внешнюю облачную платформу.
Партнерство UCMS Group и Smart Engines объединяет экспертизу в области кадровых сервисов и технологии интеллектуального анализа документов. В результате компании получают инструмент, который помогает ускорить оформление персонала, снизить нагрузку на HR-команды и повысить надежность работы с персональными данными при сохранении контроля над всей инфраструктурой обработки.
