Как списать в бухгалтерском учете неисключительные права на ПО с неопределенным сроком использования
В бюджетном учреждении неисключительные права на программное обеспечение отражаются в составе прав пользования нематериальными активами. Если срок полезного использования заранее не определен, объект учитывается в специальной подгруппе и амортизация по нему не начисляется.
Порядок дальнейшего учета и списания таких прав необходимо закрепить в учетной политике учреждения. При этом выбранный порядок следует согласовать с учредителем либо финансовым органом, если соответствующее требование установлено для учреждения.
На каком счете учитывать неисключительные права
Бухгалтерский учет прав пользования нематериальными активами ведется в соответствии с федеральным стандартом "Нематериальные активы", а также Инструкциями № 157н и № 174н. Для отражения таких объектов применяется счет 111 60 000 "Права пользования нематериальными активами".
Права пользования НМА подразделяются на две группы:
- права с определенным сроком полезного использования;
- права с неопределенным сроком полезного использования.
Ранее учтенные на забалансовом счете 01 неисключительные права на программное обеспечение, срок использования которых не был установлен, при переходе на стандарт "Нематериальные активы" с 1 января 2021 года подлежали переносу на счет 0 111 6I 353.
Главное различие между двумя группами заключается в порядке начисления амортизации. По объектам с определенным сроком полезного использования амортизация начисляется регулярно и постепенно относится на расходы учреждения. По правам с неопределенным сроком амортизация не начисляется до тех пор, пока объект не будет переведен в категорию активов с определенным сроком использования.
Когда нужно определить срок полезного использования
Неопределенный срок не означает, что программой можно пользоваться бесконечно или что учреждение вообще не должно пересматривать период эксплуатации. По итогам ежегодной инвентаризации комиссия по поступлению и выбытию активов обязана оценить, изменились ли обстоятельства, влияющие на срок использования программного обеспечения.
Комиссия может установить конкретный срок, принимая во внимание:
- условия лицензионного договора;
- предполагаемый период эксплуатации программы;
- техническую актуальность программного продукта;
- вероятность обновления или замены ПО;
- зависимость программы от другой информационной системы;
- ограничения, установленные разработчиком;
- ожидаемый срок получения экономических выгод либо полезного потенциала;
- возможность дальнейшего использования программы учреждением.
Если срок определен, в учете отражается реклассификация объекта:
**Дебет 0 111 6I 352
Кредит 0 111 6I 353**
- право пользования программным обеспечением переведено из подгруппы активов с неопределенным сроком в подгруппу активов с определенным сроком полезного использования.
После этого по объекту начинается начисление амортизации:
**Дебет 0 401 20 226 (0 109 Х0 226)
Кредит 0 104 6I 452**
- начислена амортизация права пользования программным обеспечением.
Можно ли списать право без начисления амортизации
Инструкция № 174н прямо предусматривает списание права пользования НМА с баланса в ситуации, когда объект полностью амортизирован либо по нему отражен убыток от обесценения. Однако Стандарт "Нематериальные активы" допускает выбытие права пользования и до окончания установленного срока, если имеются основания для прекращения признания объекта.
К таким основаниям могут относиться:
- прекращение действия лицензионного договора;
- расторжение договора;
- отказ правообладателя от дальнейшего предоставления доступа;
- утрата программой функциональности;
- невозможность дальнейшего использования ПО;
- переход учреждения на другую информационную систему;
- прекращение деятельности, для которой применялась программа;
- выявление отсутствия правоустанавливающих документов;
- передача программы или права пользования другому лицу, если это допускается договором.
При этом важно подтвердить факт прекращения использования документально. Одного решения руководителя недостаточно: основанием могут служить акт комиссии, приказ о выводе программы из эксплуатации, служебная записка ответственного подразделения, документы о расторжении лицензии или результаты инвентаризации.
Что означает бессрочная лицензия
Условие договора о предоставлении права пользования программой без ограничения срока не означает, что в бухгалтерском учете объект автоматически должен числиться как актив с неопределенным сроком полезного использования.
Срок действия лицензии и срок полезного использования для целей бухгалтерского учета - разные показатели. Даже при бессрочном договоре комиссия вправе установить конкретный период эксплуатации ПО. При этом необходимо обосновать выбранный срок и закрепить его в решении комиссии.
Такая позиция соответствует подходу, согласно которому продолжительность действия договора не всегда определяет период фактического использования программы учреждением. Например, бессрочное право может быть приобретено для работы системы, которую планируется заменить через три года. В этом случае срок полезного использования может составить три года, несмотря на отсутствие конечной даты в лицензии.
Как оформить списание
Для списания права пользования программным обеспечением рекомендуется выполнить следующие действия:
1. Провести инвентаризацию объекта и оценить возможность его дальнейшего использования.
2. Подготовить документы, подтверждающие прекращение эксплуатации или утрату полезности программы.
3. Рассмотреть вопрос на заседании комиссии по поступлению и выбытию активов.
4. Оформить решение комиссии с указанием причины списания.
5. Издать приказ руководителя о прекращении признания объекта.
6. Отразить операцию в бухгалтерском учете.
7. Внести изменения в регистры аналитического учета и инвентарные документы.
Если объект не амортизировался, его стоимость не была перенесена на расходы. Поэтому при списании может возникнуть необходимость отнести остаточную стоимость на финансовый результат учреждения. Конкретная корреспонденция счетов зависит от причины выбытия, наличия обесценения и порядка, закрепленного в рабочем плане счетов.
Если к моменту списания право было полностью амортизировано, остаточная стоимость равна нулю. В этом случае объект исключается из учета без дополнительного списания стоимости на расходы.
Что предусмотреть в учетной политике
В учетной политике целесообразно закрепить:
- критерии отнесения ПО к правам с определенным и неопределенным сроком;
- периодичность пересмотра срока полезного использования;
- состав комиссии и порядок оформления ее решений;
- документы, подтверждающие прекращение эксплуатации;
- порядок списания объектов, не имеющих амортизации;
- порядок отражения реклассификации;
- правила учета программ, приобретаемых по бессрочным лицензиям;
- особенности определения финансового результата при выбытии.
Особое внимание следует уделить разграничению понятий "срок действия лицензии" и "срок полезного использования". Если этот вопрос не урегулирован внутренними документами, при проверке могут возникнуть вопросы к обоснованности как учета объекта, так и его списания.
Таким образом, неисключительное право на программное обеспечение с неопределенным сроком использования не следует списывать автоматически только потому, что по нему не начисляется амортизация. Сначала комиссия должна оценить состояние и востребованность программы, определить наличие оснований для прекращения признания, оформить решение документально и лишь затем отразить выбытие в бухгалтерском учете.
